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Home page > Biblioteca di Scienze Sociali > Collezioni > Carta delle collezioni > Documenti di lavoro > Flusso delle attivitą di ordinazione e inventariazione delle opere in continuazione della Biblioteca

Flusso delle attivitą di ordinazione e inventariazione delle opere in continuazione della Biblioteca

Proposte

Le proposte di attivazione di standing order arrivano in Biblioteca attraverso i seguenti canali:

- acquisti(AT)unifi.it

- cataloghi editoriali

selezione del bibliotecario.

Ordini

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

- integrare la proposta con i dati mancanti

- inserire nel programma gestionale la proposta creando l'ordine relativo allo standing order e comunicando per email al fornitore la volontà di aprire la continuazione

- verificare se nel programma gestionale è presente qualche volume dell'opera in continuazione e in tal caso comunicare al fornitore l'esclusione dall'ordine dei volumi posseduti

- aggiungere la nuova opera nel file excel gestionale inserito nella cartella condivisa delle Acquisizioni.

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Trattamento del materiale

I pacchi con i volumi vengono momentaneamente depositati a fianco della Portineria al piano terra. Successivamente vengono portati nell'ufficio catalogazione.

Una volta in stanza la gestione del materiale prevede le seguenti procedure:

- controllare che le bolle (che arrivano in formato cartaceo nelle scatole contenenti il materiale e talvolta per e-mail alla casella acquisti(AT)unifi.it) corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole 

- sistemare i volumi sugli scaffali dell'ufficio catalogazione, inserendo la bolla possibilmente nel primo volume dell'elenco

- procedere al controllo dei prezzi e dei tassi di cambio applicati che devono essere riferiti alla data di ciascun ordine e non a quella della bolla, annotando sulla bolla eventuali richieste di nota di credito al fornitore

- segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate) e di fatturazione (tasso di cambio errato, sconto non applicato)

- completati tutti i controlli, le bolle vengono scannerizzate e inviate per posta elettronica ai referenti del Coordinamento centrale biblioteche (nel caso in cui si tratti di bolle di fornitori stranieri, è necessario scannerizzare ed allegare anche l’etichetta del peso della scatola contenente i volumi)

- tutte le fatture arrivano per posta elettronica (alla casella acquisti(AT)unifi.it oppure soltanto al Coordinamento centrale biblioteche) nei primi giorni del mese successivo all'invio del materiale.

Per l’inventariazione dei volumi facenti parte di opere in continuazione seguire le istruzioni presenti alla relativa pagina.

Monografie con CD/DVD (REL) e altri materiali (NBM) allegati

Nel caso di monografie con allegati CD/DVD o altro materiale come videocassette, audiocassette, etc. è necessario in fase di inventariazione del volume scorporare il prezzo del 10% (valore convenzionale da attribuire a CD/DVD, a videocassette etc.).

Il CD/DVD o la videocassetta, etc. vengono separati dal volume e consegnati al bibliotecario addetto all'inventariazione e catalogazione delle Risorse Elettroniche Locali (REL) e dei Non-Book Materials (NBM) con l'indicazione del numero d'ordine, del barcode del volume a stampa e del prezzo del CD/DVD, della videocassetta, etc.

Ordini chiusi dalla Biblioteca

Qualora l’opera risulti completa o il Comitato biblioteca decida di chiudere una continuazione, si procede alla chiusura nel programma gestionale e alla registrazione della chiusura sul file excel gestionale.

Ordini chiusi dal fornitore

Quando il fornitore comunica la fine di un'opera in continuazione si procede alla chiusura nel programma gestionale del relativo ordine e alla registrazione della chiusura sul file excel gestionale.

Sollecito materiale non pervenuto

E' necessario sollecitare al fornitore i volumi in ritardo per email.

 
ultimo aggiornamento: 17-Feb-2020
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