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Protocollo di gestione della sezione TESTO

Il presente protocollo raccoglie le modalità di gestione della sezione TESTO della Biblioteca di Scienze sociali.

Tipologia di materiali

La sezione Testo comprende i volumi indicati dai docenti delle tre Scuole afferenti al Polo delle Scienze sociali nei loro programmi di esame.

Acquisizione

I bibliotecari traggono informazione sui libri di testo delle scuole che afferiscono al polo delle Scienze sociali dall'offerta formativa on line, con il supporto delle estrazioni settimanali di Siaf. 

L'acquisto di più copie viene razionalizzato in base alle statistiche (reperibili nel servizio DAF, Datawarehouse dell'Ateneo fiorentino) relative agli esami superati nell'insegnamento durante l'anno solare precedente a quello in corso. In base a queste statistiche la biblioteca acquista

1 copia

da 1 a 50 esami

2 copie

da 51 a 150 esami

3 copie

Da 151 a 250 esami

4 copie

da 251 in poi

Ulteriore riferimento per la gestione sono i dati rilevati con il monitoraggio in-house, a cura della Biblioteca, utilizzati per incrementare l’acquisto del numero di copie della sezione.

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Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare nel programma gestionale che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

  • recuperare nel gestionale il record bibliografico di riferimento, o creare un record breve, a cui legare l’ordine seguendo le dispense del gestionale
  • per ordini senza colloquio EDI completare l’acquisto sul portale del fornitore.

Trattamento del materiale pervenuto

Si procede a:

  • controllare che le bolle corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole
  • inviare, al ricevimento dei volumi, per e-mail copia delle bolle agli uffici amministrativi del Coordinamento biblioteche
  • segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate) e al Coordinamento eventuali errori di fatturazione (tasso di cambio errato, sconto non applicato).

Inventariazione, catalogazione e messa a disposizione

Una volta inventariati, i volumi vengono catalogati, collocati, etichettati, magnetizzati, trattati con RFiD e sistemati a scaffale.

La gestione della sezione è facilitata dall'implementazione di un file excel in cui sono elencati i volumi che ne fanno parte. In corrispondenza di ciascun volume il file enumera di anno in anno gli insegnamenti per i quali è adottato, in modo che risulti evidente quando è opportuno reinserirlo in collezione.  

Annullamento ordini

Qualora un fornitore annulli l'ordine per impossibilità a fornire il libro, è necessario procedere alla richiesta di cinque preventivi tracciabili per PEC + protocollo, a cui segue un affido diretto a quello più conveniente sul portale Acquisti in rete della P.A.

In particolari casi la Biblioteca può decidere di annullare un ordine (es.: opera arrivata nel frattempo in dono), comunicandolo al fornitore, il quale dovrà confermare l'annullamento dell'ordine.

Qualora sia impossibile reperire il volume ordinato, l’ordine viene annullato e di conseguenza eliminato nel gestionale.

Manutenzione ordinaria

Viene effettuata periodicamente da personale addetto, con il lettore RFid che consente, tramite la lettura a distanza di informazioni contenute in tag, di verificare la presenza dei volumi fuori posto e mancanti.

Nel caso di volumi deteriorati, è previsto un supporto interno per il restauro.

  1. Al termine di ogni semestre, vengono tolti tutti i volumi non più adottati negli ultimi tre anni e ricollocati in altre sezioni; viene effettuato un controllo continuo per l’eventuale sostituzione delle vecchie edizioni dei testi adottati con le nuove.
  2. Una volta all'anno (durante il periodo estivo) vengono confrontati e riallineati il file gestionale in excel con il topografico.  Dopo aver verificato la coincidenza dei dati e apportate le dovute correzioni e aggiunte, si procede al controllo a scaffale. Ai volumi non trovati viene inserito nel programma gestionale lo status di processo mancante. Dopo tre controlli a distanza i volumi mancanti sono segnalati per lo scarico, e riacquistati.

I volumi mancanti restano registrati nel lettore RFid e quindi possono essere identificati fino al momento dello scarico inventariale.

Per effettuare lo scarico inventariale lo status di processo dei volumi mancanti viene modificato da "mancante" a "AS attesa di scarico inventariale".     

Per i  materiali in attesa di scarico (mancanti o deteriorati) vengono preparate delle liste da sottoporre al comitato di biblioteca e da allegare, dopo l'approvazione, alle delibere di scarico inventariale.

 
ultimo aggiornamento: 25-Feb-2020
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