Dopo aver localizzato il documento, averne verificata la disponibilità online in OneSearch , (facendo il Login con queste credenziali: utente: BIBLIO e password: biblio2017), le biblioteche sono tenute ad inviare le richieste privilegiando la comunicazione ILL-SBN.
Le biblioteche che fanno parte dei circuiti Nilde o Libri in Rete possono inviare le richieste con i rispettivi form. Le altre biblioteche devono servirsi del form online raggiungibile dalla tab Altri servizi, o dalla pagina del servizio ILL-DD. Si accettano anche richieste via e-mail al servizio ILL-DD della biblioteca che possiede il documento.
Non c'è un tetto massimo di richieste che è possibile inoltrare. L'importante è che siano rispettati i tempi di restituzione di volta in volta indicati.
In genere è sufficiente consultare la prestabilità in OneSearch, (facendo il Login con queste credenziali: utente BIBLIO e password biblio2017). In certi casi però alcuni documenti prestabili con limitazioni non vanno in prestito interbibliotecario, anche se non è indicato in OneSearch. Sarà quindi cura dei bibliotecari che riceveranno la richiesta riferire dell'esclusione dal prestito nel più breve tempo possibile.
È nostra cura evadere le richieste nel più breve tempo possibile. Se le richieste vengono inoltrate correttamente e all'indirizzo giusto, gli articoli sono forniti normalmente entro uno-tre giorni, mentre per i libri sono necessari più giorni.
Se si compila il form online sarà sufficiente selezionare dal menù a tendina la biblioteca che in OneSearch avrà indicato di possedere il documento; se si preferisce scrivere un messaggio di posta, l'indirizzo si ricava dalla di informazioni che compare affianco al nome della biblioteca in OneSearch.
In genere un mese. L'eventuale diversa durata sarà indicata dalla biblioteca prestante.
Il servizio (ad eccezione fatta per le biblioteche che hanno sottoscritto convenzioni o accordi specifici con il Sistema Bibliotecario d'Ateneo per l'erogazione gratuita reciproca del servizio) è soggetto a rimborso forfettario.
In genere i libri sono spediti via posta con raccomandata; gli articoli o copie di libri sono inviati in formato elettronico, fatte salve le clausole editoriali relativamente agli articoli già in formato elettronico. Il corriere viene utilizzato solo nell'ambito delle convenzioni territoriali o in casi eccezionali. Nell'ambito di Nilde gli articoli possono essere spediti anche nella modalità prevista da questo network.
Il pagamento può essere effettuato:
In entrambi i casi l'importo e la causale saranno comunicati dall'ufficio di prestito interbibliotecario della specifica biblioteca. È necessario inviare la ricevuta di pagamento.
Il pagamento può essere effettuato con Voucher IFLA.
Ci si attiene alle indicazioni della biblioteca d'area che ha fornito il libro.
Una delibera del Consiglio di Amministrazione (n. 133 del 23/06/2009) stabilisce che il Sistema Bibliotecario di Ateneo ottenga da altre biblioteche un rimborso per il servizio ILL-DD e individua le somme da corrispondere. Prevede inoltre che gli scambi reciproci gratuiti vengano effettuati solo in seguito alla formale sottoscrizione di una convenzione che coinvolga tutte le biblioteche del SBA.