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Flusso delle attivitą di ordinazione e inventariazione delle monografie delle sezioni BIBLO, DID, GEN, REF

Proposte

Le proposte arrivano in Biblioteca attraverso i seguenti canali:

- acquisti@unifi.it

- richieste da catalogo

- cataloghi editoriali cartacei con evidenziata la proposta da parte del docente.

Le proposte inviate da studenti o quelle superiori a 150 euro devono essere approvate dal Comitato di biblioteca.

La gestione delle proposte prevede le seguenti procedure:

- lettura posta elettronica

- controllo in Aleph delle "Richieste da OPAC"

- stampa proposte

- inserimento di tutte le proposte negli appositi raccoglitori suddivisi per Dipartimento (ad eccezione dei suggerimenti "urgenti" che  vengono lavorati subito)

- annotazione del totale proposte in "Riepiloghi mensili"

- controllo delle proposte già possedute o ordinate, per avere aggiornato l'importo di spesa delle proposte di acquisto giacenti (lavoro eseguito da personale non strutturato).

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Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare in Aleph (e sui cataloghi cartacei per le opere antecedenti al 1992) che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

- lavorare le proposte secondo la data di arrivo

- integrare la proposta con i dati mancanti (es.: prezzo, ISBN, titolo corretto, editore, anno di pubblicazione)

- inserire nel Modulo acquisizioni di Aleph la proposta con creazione del relativo ordine (vedi file Gestione ordini), ciò non è necessario per le "Richieste da OPAC" che hanno già il numero d'ordine e che seguono un percorso diverso (vedi file Novità Aleph versione 20, pag. 13-37)

- annotare sulla proposta il numero d'ordine assegnato dal gestionale

- inserire la proposta nel raccoglitore "Proposte evase"

- se l'ordine risulta già fatto o il volume già posseduto dalla Biblioteca si inserisce la proposta nel raccoglitore "Posseduti-Inevasi" aggiornando il "Riepilogo mensile" suddiviso per Dipartimento

- agli ordini segnalati come urgenti dal proponente viene inserita in Aleph (Modulo acquisizioni > Generalità > Nota biblioteca) la nota "catalogare urgentemente".

Modalità invio ordini

- Una volta compilato, l'ordine viene inviato al fornitore tramite Aleph con modalità EDI (Modulo acquisizioni > lista ordini > tasto "invia").

Qualora il fornitore annulli l'ordine, si provvede a chiudere l'ordine in Aleph.

Trattamento del materiale pervenuto

I pacchi con i volumi ordinati vengono momentaneamente depositati nel corridoio del piano terra, dove si trovano le cassette postali. Successivamente vengono portati nell'ufficio catalogazione e si procede a:

- controllare che le bolle (che arrivano in formato cartaceo nelle scatole contenenti il materiale e per e-mail alla casella acquisti@unifi.it) corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole 

- sistemare i volumi sui carrelli così come sono elencati nella bolla, inserendone copia nel primo volume dell'elenco

- procedere al controllo dei prezzi e dei tassi di cambio applicati che devono essere riferiti alla data di ciascun ordine e non a quella della bolla (vedi pagina "tabelle e listini" della banca dati "Il sole 24 ore" raggiungibile da Metalib) annotando sulla bolla eventuali richieste di nota di credito al fornitore

- segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate) e di fatturazione (tasso di cambio errato, sconto non applicato)

- la fattura arriva per posta elettronica (alla casella acquisti@unifi.it e al Coordinamento centrale biblioteche) nei primi giorni del mese successivo all'invio del materiale

- tutte le bolle (già controllate), relative alla fattura, vengono inviate per posta elettronica al Coordinamento centrale biblioteche

 - la fattura viene stampata e inserita nel raccoglitore "Fatture Licosa".

Inventariazione

L'inventariazione prevede le seguenti procedure:

-  registrare l'arrivo nel Modulo Acquisizioni di Aleph

- se un ordine è stato segnalato come urgente, al momento della registrazione dell'arrivo, si apre una finestra con il messaggio "catalogare urgentemente". Il libro viene catalogato subito e viene avvisato l'utente 

-  correggere il prezzo se non corrisponde a quello inserito al momento dell'ordine

-  chiudere l'ordine attribuendo lo status CHI (chiuso no fattura)

- far scattare nel Modulo Catalogazione di Aleph l'inventario dal pannello della linea di copia  "3. Informazioni generali (2)" compilando i campi necessari (file Gestione inventariale).

- segnare sulla copia della bolla/fattura il numero d'inventario attribuito dal sistema

- timbrare il volume sul frontespizio, a pag. 99 (nel caso non arrivi a 99 pagine su una pagina a metà del volume) e sull'ultima numerata

- riportare a penna sul frontespizio l'inventario nell'angolo in alto a sinistra e il bar-code vicino alla legatura possibilmente a due terzi dall'alto

- inserire, in ordine di inventario, nel raccoglitore "Fatture inventariate" la copia della bolla/fattura.

- sistemare i volumi in ordine d'inventario sugli scaffali della stanza Catalogazione A (i volumi urgenti vengono invece lavorati subito).

Monografie con CD/DVD (REL) e altri materiali (NBM) allegati

Nel caso di monografie con allegati CD/DVD o altro materiale come videocassette, audiocassette, etc. è necessario in fase di inventariazione del volume scorporare il prezzo del 10% (valore convenzionale da attribuire a CD/DVD, a videocassette etc.).

Il CD/DVD o la videocassetta, etc. vengono separati dal volume e consegnati al bibliotecario addetto all'inventariazione e catalogazione delle Risorse Elettroniche Locali (REL) e dei Non-Book Materials (NBM) con l'indicazione del numero d'ordine, del barcode del volume a stampa e del prezzo del CD/DVD, della videocassetta, etc.

Trattamento del materiale non pervenuto

 

Ordini annullati dalla Biblioteca

In particolari casi la Biblioteca può decidere di annullare un ordine (es.: opera arrivata nel frattempo in dono) da Aleph con modalità EDI (dal modulo acquisizioni > lista ordini, tasto "elimina" e viene modificato anche lo status ordine: "LC").

 

Ordini annullati dal fornitore

Qualora il fornitore annulli l'ordine, si procede a cancellarlo in Aleph con modalità EDI (modulo acquisizioni > lista ordini > 2. Generalità > status ordine: "VC").

 

Sollecito materiale non pervenuto

Il sollecito dell'arrivo del materiale si effettua da Aleph con modalità EDI (modulo acquisizioni > lista ordini > C solleciti > nuovo sollecito). 

La gestione delle monografie in continuazione segue delle procedure specifiche per cui è prevista la stesura di un apposito protocollo.

 

Budget

All'inizio di ogni anno viene assegnato un budget a ciascun dipartimento e ad alcune sezioni della Biblioteca (BIBLO, DID, REF, TESTO).

Nel corso dell'anno viene monitorato l'andamento del budget onde conoscere via via l'ammontare della spesa, la disponibilità residua.

Il rendiconto della spesa viene presentato al Comitato di biblioteca.

 
ultimo aggiornamento: 20-Giu-2017
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