Protocollo di gestione della sezione TESTO

Il presente protocollo raccoglie le modalità di gestione della sezione TESTO della Biblioteca di Scienze sociali.

Tipologia di materiali

La sezione Testo comprende i volumi indicati dai docenti delle tre Scuole afferenti al Polo delle Scienze sociali nei loro programmi di esame.

Acquisizione

I bibliotecari traggono informazione sui libri di testo delle scuole che afferiscono al polo delle Scienze sociali dall'offerta formativa on line. Per Economia e Scienze politiche una piccola parte dei testi d'esame viene comunicata direttamente dai docenti.

L'acquisto di più copie viene razionalizzato in base alle statistiche (fornite dall'Ufficio Servizi Statistici del Rettorato) relative agli esami superati durante l'anno solare precedente a quello in corso. In base a queste statistiche la biblioteca acquista

 

1 copia

da 1 a 50 esami

2 copie

da 51 a 150 esami

3 copie

Da 151 a 250 esami

4 copie

da 251 in poi

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Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare in Aleph che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

- integrare la proposta con i dati mancanti (es.: prezzo, ISBN, titolo corretto, editore, anno di pubblicazione)

- ordinare il materiale seguendo la procedura:

  • on line per il fornitore DEA (vincitore della gara per la fornitura di monografie all'Università di Firenze nel 2009)
  • per fax per altri fornitori

contemporaneamente inserire l'ordine in Aleph (vedi file Gestione ordini) e stampare una copia archiviandola nel raccoglitore "Ordini inviati".

Le proposte di acquisto che arrivano attraverso le "Richieste da OPAC" hanno già il numero d'ordine e seguono un percorso diverso (vedi file Novità Aleph versione 20, pag. 13-37)

Qualora un fornitore annulli l'ordine, dopo averlo cancellato in Aleph, si procede ad inoltrarlo di nuovo ad un altro fornitore (con il nuovo numero di ordine assegnato). Al momento dell'archiviazione è necessario allegare al nuovo ordine la comunicazione di annullamento.

Trattamento del materiale pervenuto

Si procede a:

- controllare che bolle/fatture corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole

- spostare ciascun ordine (stampato) dal raccoglitore "Ordini inviati" al raccoglitore "Ordini evasi" 

- inviare, al ricevimento dei volumi, per posta interna agli uffici amministrativi del Coordinamento biblioteche l'originale delle fatture, delle eventuali bolle, note di credito e "giustificativi"

- segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate) e di fatturazione (tasso di cambio errato, sconto non applicato).

Ordini annullati dalla Biblioteca

In particolari casi la Biblioteca può decidere di annullare un ordine (es.: opera arrivata nel frattempo in dono), inviando una "Stampa lettera di revoca ordine" al fornitore, il quale dovrà confermare l'annullamento dell'ordine.

Ordini annullati dal fornitore

Come già detto qualora il fornitore DEA annulli l'ordine, dopo averlo cancellato sia in Aleph che dal raccoglitore, si procede sempre ad inoltrarlo ad un altro fornitore.

Inventariazione, catalogazione e messa a disposizione

Una volta inventariati, i volumi vengono catalogati, collocati, etichettati, magnetizzati, trattati con RFiD e sistemati a scaffale.

La gestione della sezione è facilitata dall'implementazione di un file excel in cui sono elencati i volumi che ne fanno parte. In corrispondenza di ciascun volume il file enumera di anno in anno gli insegnamenti per i quali è adottato, in modo che risulti evidente quando è opportuno reinserirlo in collezione.  

Manutenzione ordinaria

Viene effettuata quotidianamente da personale addetto, con il lettore RFid (transceiver) che consente, tramite la lettura a distanza di informazioni contenute in tag (transponder), di verificare la presenza dei volumi fuori posto e mancanti.

Revisioni periodiche

  1. Prima dell'inizio dell'anno accademico vengono tolti tutti i volumi obsoleti (cioè non utilizzati negli ultimi tre anni) e ricollocati in altre sezioni insieme alle vecchie edizioni che vengono sostituite appena arrivano le nuove.
  2. Una volta all'anno (durante il periodo estivo) vengono confrontati due file della sezione: quello gestionale fatto dai bibliotecari e l'altro (Modulo circolazione, Lista a scaffale item-05) scaricato da Aleph. Dopo aver verificato la coincidenza dei dati e apportate le dovute correzioni e aggiunte, si procede al controllo a scaffale. Ai volumi non trovati viene inserito in Aleph lo status di processo "MS Fuori posto". Dopo tre controlli a distanza di una settimana l'uno dall'altro lo status di processo viene modificato in "MI mancante" e i volumi riacquistati.

I volumi mancanti restano registrati nel lettore RFid (transceiver) e quindi possono essere identificati fino al momento dello scarico inventariale.

Per effettuare lo scarico inventariale lo status di processo dei volumi mancanti viene modificato da "MI" a "AS attesa di scarico inventariale".     

Per i  materiali in attesa di scarico vengono preparate delle liste da sottoporre al comitato di biblioteca e da allegare, dopo l'approvazione, alle delibere di scarico inventariale.

 
ultimo aggiornamento: 19-Feb-2014
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