Protocollo per la gestione dei doni

Il Codice di regolamentazione in materia di donazioni, eredità e legati, approvato dal Comitato di biblioteca il 31 maggio 2007, disciplina donazioni consistenti accompagnate da una proposta formale del donatore alla Direzione della biblioteca.

E' però utile stabilire un protocollo dei doni che regoli l'ingresso di materiale documentario antico o moderno che non rientra nel codice sopracitato, nonché le relative procedure di selezione e trattamento. 

In considerazione di ciò, il materiale documentario donato è regolamentato dal seguente protocollo:

  1. La Biblioteca di Scienze sociali dell'Università degli Studi di Firenze prevede la donazione da parte di terzi tra le modalità di incremento del proprio patrimonio documentario, in un'ottica di continuità e omogeneità rispetto alla raccolta (Codice di regolamentazione in materia di donazioni, eredità e legati, approvato dal Comitato di biblioteca il 31 maggio 2007).
  2. La biblioteca accetta in dono, da privati o enti, documenti antichi o moderni, riservandosi il diritto di selezionare le unità documentarie da acquisire all'interno della raccolta e inserire nel proprio catalogo (Codice di regolamentazione in materia di donazioni, eredità e legati, approvato dal Comitato di biblioteca il 31 maggio 2007).
  3. La Biblioteca riceve doni da:
    • Università di Firenze
      • dipartimenti che consegnano 3 copie di monografie e 2 copie di annate di periodici con contributi di docenti afferenti agli stessi
      • FUP
      • volumi acquistati sui fondi di ricerca dei docenti afferenti alle tre scuole del Polo delle scienze sociali
    • Enti
      • altre Università
      • Banca d'Italia
      • Regione Toscana
      • Stato maggiore dell'esercito
      • Istat
      • Irpet
      • Cnel
      • Istituto degli Innocenti
    • Privati

  4. La Biblioteca, nel caso di pubblicazioni non reperibili presso i fornitori commerciali, le chiede direttamente in dono a enti o privati che possano fornirle, utilizzando l'apposita lettera.
  5. La Biblioteca, nel caso di periodici, si riserva la facoltà di acquisire intere annate o fascicoli mancanti di pubblicazioni seriali, per completare le proprie collezioni
  6. La Biblioteca si riserva il diritto di non accogliere il dono all'interno della propria collezione e di destinarlo all'uso che ritiene più opportuno qualora:
    • il materiale bibliografico offerto sia privo di rilevanza scientifica o non vi sia pertinenza tematica con le discipline presenti nella struttura;
    • l'oggetto della donazione abbia caratteristiche tali da generare sovrapposizione tra raccolte o un eccessivo ingombro;
    • il materiale si trovi in un cattivo stato di conservazione
  7. Il materiale oggetto del dono, una volta acquisito dalla Biblioteca di Scienze sociali, entra a tutti gli effetti a far parte del patrimonio mobiliare dell'Università degli Studi di Firenze e sarà presente nel catalogo in linea d'Ateneo.

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Procedura doni monografie

  1. Il materiale donato viene raccolto sugli scaffali nell'Ufficio catalogazione B (2 piano)
  2. Periodicamente viene effettuata una selezione dei doni
  3. Il materiale accettato, secondo i criteri enunciati al punto 6 del protocollo doni della biblioteca, viene collocato in un ripiano dedicato dello scaffale doni
  4. Il materiale non accettato può essere:
    • donato ad altre biblioteche
    • collocato in carrelli al piano terra a disposizione degli utenti
    • scartato
  5. Il materiale di recente pubblicazione accettato viene accessionato immediatamente, per evitarne l'acquisto
  6. Tutto il materiale accettato viene inventariato facendo attenzione a:
    • legare anche i doni a un ordine, per la coerenza della registrazione dei dati nel report inventariale: la Biblioteca di scienze sociali ha creato due ordini fittizi (KE monografie 14743; E1 monografie 14752). Tali ordini devono essere lasciati aperti e non avere linee di copia. Al momento dell'inventariazione del dono, il bibliotecario riporterà nel pannello "3.Informazioni generali(2)" "Numero d'ordine" della linea di copia, il numero dell'ordine fittizio
    • inserire nello stesso pannello nel campo "Prezzo" il prezzo reale o stimato, nel campo "Presa in carico" il codice "02 Dono"
    • inserire nel pannello "2. Informazioni generali(1)" nel campo 2. Collocazione l'informazione relativa alla provenienza nei seguenti casi:
      • fondi speciali, seguendo il modello F/S Prof. Lombardi (DPRIV);
      • pubblicazioni di docenti afferenti ai dipartimenti del Polo delle Scienze sociali, nella forma Pubbl. docenti Scienze sociali;
      • quando comunque si ritenga opportuno segnalare il donatore, seguendo gli esempi Dono Prof. Gianfranco BettinDono DSA oppure Dono dell'autore.
  7. Tutti i volumi inventariati vengono collocati insieme a quelli acquistati in ordine progressivo d'inventario, in attesa di essere catalogati.

Procedura doni periodici

  1. Il materiale donato viene raccolto sugli scaffali nell'Ufficio Periodici (1 piano)
  2. Il materiale accettato secondo i criteri enunciati al punto 6 del protocollo doni della biblioteca, viene collocato in un ripiano dedicato dello scaffale
  3. Il materiale non accettato può essere:
    • collocato in carrelli al piano terra a disposizione degli utenti
    • scartato
  4. Il materiale accettato, viene accessionato immediatamente, per evitarne l'acquisto
  5. Tutto il materiale accettato viene inventariato facendo attenzione a:
    • legare anche i doni a un ordine, per la coerenza della registrazione dei dati nel report inventariale: la Biblioteca di scienze sociali ha creato un ordine fittizio (KE periodici 28826). Tale ordine deve essere lasciato aperto e non avere linee di copia. Al momento dell'inventariazione del dono, il bibliotecario riporterà nel pannello "3.Informazioni generali(2)" "Numero d'ordine" della linea di copia, il numero dell'ordine fittizio
    • inserire nello stesso pannello nel campo "Prezzo" il prezzo reale, quello stimato oppure genericamente 1.00 euro; nel campo "Presa in carico" il codice "02 Dono"
  6. Tutte le annate inventariate vengono collocate a scaffale.
 
ultimo aggiornamento: 18-Lug-2016
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