Organizzazione delle attività
Le attività di gestione delle collezioni sono in massima parte svolte dal Servizio Gestione e sviluppo della collezione, che si articola in settori organizzati principalmente sulla base delle diverse tipologie di materiale; uno specifico servizio cura i fondi antichi e le collezioni speciali.
Il Settore di prestito interbibliotecario e fornitura di documenti, integra la disponibilità di documenti e informazione per gli utenti interni ed esterni in cooperazione con altri istituti bibliotecari, attraverso le attività di borrowing e di lending.
Per garantire le esigenze delle macroaree di ricerca (economica, giuridica, delle scienze politiche) è individuato un coordinamento disciplinare, che valuta trasversalmente le collezioni e l'uso dei servizi.
L'attività di raccolta e di analisi dei dati riguardanti le collezioni e il loro uso è svolta, oltre che dai vari settori, dal gruppo per il monitoraggio. Il servizio per l'infrastruttura tecnologica supporta a vari livelli i diversi settori coinvolti nella gestione delle collezioni.
Tutti i servizi e relativi gruppi di lavoro operano, per quanto di loro pertinenza, sulla base dell'organigramma, e nel rispetto dell'organizzazione definita a livello di Sistema bibliotecario, in raccordo con i gruppi di Ateneo.
I settori coinvolti nelle attività di gestione sono di seguito descritti in una breve presentazione, rimandando alle Aree di lavoro per un approfondimento.
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Servizio Gestione e sviluppo della collezione
1. Collezione di base
Il settore per la collezione di base è responsabile dello sviluppo e gestione delle sezioni TESTO e DID.
Si occupa delle attività correnti di acquisizione, accessionamento, catalogazione della manualistica adottata (TESTO) e della sezione di consultazione di supporto alla didattica (DID).
Provvede prioritariamente a recepire le segnalazioni dei nuovi libri di testo, direttamente dal docente, dal servizio "Offerta formativa - insegnamenti" o da altre fonti.
Esegue, a completamento dell'iter di trattamento dei materiali, le procedure previste per la loro tutela e conservazione, anche col supporto del settore Conservazione.
Con periodicità e sulla base di specifici criteri per i due settori TESTO e DID, vengono svolte attività di revisione, secondo protocolli prestabiliti.
Collabora con altri settori della biblioteca o con gli eventuali gruppi ad hoc ai progetti speciali che abbiano ad oggetto le sezioni di collezione di riferimento.
Porta avanti, anche con l'elaborazione ed aggiornamento di specifici strumenti gestionali, le varie attività di monitoraggio delle raccolte di pertinenza e delle proprie attività interne (produttività e tempi di trattamento; budget di spesa per settori disciplinari e nuclei documentali; giro di spesa con i relativi fornitori).
2. Monografie
Il settore Monografie (a stampa e REL) è responsabile dello sviluppo e della gestione di varie sezioni di collezione: Collezione generale monografie, BIBLO, COLL, ANT, REF, EXTRA, OPUSC, REL.
Si occupa delle attività correnti di acquisizione, accessionamento, catalogazione delle sezioni di riferimento.
Provvede prioritariamente a recepire le proposte di acquisto di monografie da parte degli utenti accreditati, a individuare le proposte da sottoporre a valutazione del Comitato scientifico della biblioteca, alla selezione diretta per alcune specifiche sezioni.
Per procedere al trattamento catalografico e alla collocazione tra le diverse sezioni della collezione provvede ad un'analisi dei documenti ricevuti sulla base di criteri tipologici (es. opere di reference), di caratteristiche fisiche (es. volumi fuori formato od opuscoli), del tipo di supporto (risorse elettroniche ad accesso locale-REL), dell'esistenza di standing orders.
Esegue, a completamento dell'iter di trattamento dei materiali, le procedure previste per la loro tutela e conservazione, anche col supporto del settore Conservazione.
Con periodicità e sulla base di specifici criteri per i diversi settori (Collezione generale monografie, BIBLO, COLL, ANT, REF, EXTRA, OPUSC, REL), vengono svolte attività di revisione, secondo protocolli prestabiliti.
Collabora con altri settori della biblioteca o con eventuali gruppi ad hoc a progetti speciali che abbiano ad oggetto le sezioni di collezione di riferimento.
In particolare cura l'esperienza di fornitura di volumi in approval plan e l'istruzione di gare e richieste di fornitura, e controllo delle medesime.
In raccordo con i library manager ed il gruppo di Ateneo competente cura gli interventi di controllo del catalogo ed il servizio di help desk.
Porta avanti, anche con l'elaborazione e l'aggiornamento di specifici strumenti gestionali, le varie attività di monitoraggio delle raccolte di pertinenza e delle proprie attività interne (produttività e tempi di trattamento; budget di spesa per settori disciplinari e nuclei documentali; giro di spesa con i relativi fornitori).
- Protocollo di gestione della sezione GEN
- Flusso delle attività di catalogazione e messa a disposizione delle monografie delle sezioni BIBLO, DID, GEN, REF, TESTO
- Flusso delle attività di ordinazione e inventariazione delle monografie
- Flusso delle attività di ordinazione e inventariazione delle opere in continuazione
- Protocollo per la gestione dei doni
- Protocollo di gestione della sezione NBM
- Protocollo di gestione della sezione REL
- Protocollo di gestione della sezione REF
3. Periodici
Il settore Periodici (a stampa ed elettronici) è responsabile dello sviluppo e della gestione della Collezione generale periodici (RIV. ITA, RIV. STR.) e dell'Emeroteca (cartacea, in microfilm e digitale).
Si occupa delle attività correnti di acquisizione, accessionamento, catalogazione delle sezioni di riferimento.
Provvede prioritariamente a recepire le proposte di acquisto di periodici da parte degli utenti accreditati, e a predisporre la documentazione per la valutazione da parte del Comitato scientifico della biblioteca.
Rientrano tra le attività correnti anche la collaborazione ai servizi di accesso alle riviste elettroniche, via Opac/Sfx; gli spogli ESSPER e l'aggiornamento del catalogo ACNP.
Esegue, a completamento dell'iter di trattamento dei materiali, le procedure previste per la loro tutela e conservazione, anche col supporto del settore Conservazione.
Con periodicità e sulla base di specifici criteri per i diversi settori (Collezione generale periodici ed Emeroteca), vengono svolte attività di revisione, secondo protocolli prestabiliti.
Collabora con altri settori della biblioteca o con eventuali gruppi ad hoc a progetti speciali come L'Emeroteca per la città e per la memoria e Essper che abbiano ad oggetto le sezioni di collezione di riferimento.
In raccordo con i library manager ed il gruppo di Ateneo competente cura gli interventi di controllo del catalogo ed il servizio di help desk.
Porta avanti, anche con l'elaborazione ed aggiornamento di specifici strumenti gestionali, le varie attività di monitoraggio delle raccolte di pertinenza e delle proprie attività interne (produttività e tempi di trattamento; budget di spesa per settori disciplinari e nuclei documentali; giro di spesa con i relativi fornitori).
4. Banche Dati
Il settore banche dati si occupa delle attività correnti di valutazione, selezione, acquisizione, promozione, monitoraggio dell'uso delle banche dati, ad accesso remoto e locale, della biblioteca. Il settore svolge le proprie attività in raccordo con altri gruppi di lavoro della Gestione e sviluppo della collezione (periodici), con i settori disciplinari e i gruppi monitoraggio (interno e del Sistema bibliotecario) oltre ai gruppi d'Ateneo competenti.
Cura il trattamento catalografico delle banche dati qualificate su CD, per consentirne la fruizione.
Collabora con altri settori della biblioteca o con eventuali gruppi ad hoc a progetti speciali che abbiano ad oggetto le sezioni di collezione di riferimento.
Porta avanti, anche con l'elaborazione ed aggiornamento di specifici strumenti gestionali, l'attività di monitoraggio delle proprie attività interne.
5. Risorse web
Il settore risorse web si occupa delle attività correnti di selezione, catalogazione e accesso a siti qualificati per la ricerca nelle aree delle scienze sociali.
Il servizio inoltre elabora periodicamente una newsletter ‘Aggiornamenti dal web' di segnalazione dei nuovi siti.
Collabora con altri settori della biblioteca o con eventuali gruppi ad hoc a progetti speciali che abbiano ad oggetto le sezioni di collezione di riferimento.
Porta avanti, anche con l'elaborazione ed aggiornamento di specifici strumenti gestionali, l'attività di monitoraggio delle proprie attività interne.
6. Raccordo risorse elettroniche
Il settore per il raccordo delle risorse elettroniche si occupa, in raccordo con il servizio periodici, del confronto tra abbonamenti stranieri cartacei attivi e periodici stranieri disponibili in accesso remoto in banche dati; e della rilevazione dei titoli di periodici spogliati nelle banche dati di abstract, verificandone la disponibilità in full text in altre risorse (altre banche dati in abbonamento o periodici elettronici)
Il servizio individua inoltre le banche dati di primo riferimento su cui fare formazione ai colleghi per il servizio di informazione di base, in raccordo con il gruppo per la riorganizzazione dei servizi, i gruppi disciplinari e il settore formazione del personale.
Collabora con altri settori della biblioteca o con eventuali gruppi ad hoc a progetti speciali che abbiano ad oggetto le sezioni di collezione di riferimento.
7. Conservazione
Il settore Conservazione, in raccordo con i vari settori della biblioteca che si occupano di gestione delle collezioni, è responsabile delle attività correnti e straordinarie relative a:
- Rilegatura riviste, monografie e continuazioni
- Riscontro fornitura quotidiani/settimanali
- Gestione microfilm e dvd emeroteca
- Gestione tesi
- Aggiornamento opere a fogli mobili
- Aggiornamento opere in continuazione delle sezioni REF e DID
- Predisposizione interventi di restauro materiali antichi ed esecuzione piccoli interventi conservativi monografie
Collabora con altri settori della biblioteca o con eventuali gruppi ad hoc a progetti speciali che abbiano ad oggetto le attività di propria pertinenza.
Porta avanti, anche con l'elaborazione ed aggiornamento di specifici strumenti gestionali, l'attività di monitoraggio delle proprie attività interne.
Fondi antichi e collezioni speciali
Il Servizio fondi antichi e collezioni speciali garantisce la gestione della Sala di consultazione e la consultazione dei materiali antichi o di particolari fondi;
provvede alla catalogazione del materiale antico, in raccordo con il gruppo d'Ateneo Fondi antichi e collezioni speciali;
cura l'aggiornamento del catalogo dei fondi e delle collezioni speciali, in raccordo con il medesimo gruppo d'Ateneo;
sviluppa iniziative originali di valorizzazione delle raccolte;
monitora e cura la conservazione dei materiali e predispone gli interventi di restauro e rilegatura in raccordo col settore Conservazione.
Raccordo per area disciplinare con le attività di ricerca e di didattica
I gruppi disciplinari svolgono un ruolo di raccordo tra i bisogni degli utenti, analizzati nella loro articolazione in interessi tematici, e i settori della biblioteca coinvolti nell'organizzazione e nell'erogazione dei servizi.
A tal fine instaurano e mantengono relazioni con figure di riferimento appositamente individuate all'interno dell'area economica, del diritto e delle scienze politiche per recepire specifici bisogni espressi e inespressi e per farsene tramite presso i referenti dei settori interessati.
Raccolgono informazioni sulle attività previste dalle strutture della didattica e della ricerca per adeguare l'offerta documentaria della biblioteca.
In collaborazione con i referenti dei settori, analizzano per ciascun ambito l'uso delle collezioni al fine di rilevarne punti di forza ed eventuali lacune e valutano l'uso dei servizi per individuare abitudini e specifici bisogni.
Promuovono infine le iniziative della biblioteca per facilitare l'accesso alle risorse e ai servizi, utilizzando sia canali formali che informali.
Ultimo aggiornamento
13.04.2022