Protocollo d'intesa tra SBA e CSIAF per l'erogazione dei servizi bibliotecari basati sulla piattaforma software Aleph
1. Introduzione
La migrazione al nuovo sistema Aleph ha comportato l’assunzione di un nuovo ruolo da parte del Sistema Bibliotecario di Ateno (SBA).
In precedenza sia per il sistema gestionale (SBN-BULL) che per l’OPAC-WWW ed i Periodici elettronici lo SBA ha ricoperto il ruolo di utilizzatore dei servizi promuovendone gli adeguamenti e gli sviluppi e contribuendo alla loro messa a punto. La componente informatica (CSIAF ed in precedenza le altre strutture esistenti Centro di Calcolo, CeSIT, SITAB), ha svolto i ruolo di gestione completa (amministrazione, monitoraggio, analisi e sviluppo applicativo, gestione operativa) garantendo l’erogazione dei servizi, la loro continuità ed evoluzione anche per quanto riguarda l’interoperabilità con l’Indice SBN.
Aleph, sia per la sua struttura funzionale sia per l’impostazione del produttore Exlibris e della Società Atlantis che ha curato la migrazione dei dati ed erogato la formazione, assegna invece gran parte delle attività di amministrazione, configurazione e gestione operativa (es. lancio delle procedure batch) ai Library Manager. Questi sono dei bibliotecari che operano attraverso la GUI applicativa di Aleph e anche intervenendo direttamente sui server per modificare le tabelle di parametrizzazione, le configurazioni, per creare e rigenerare gli indici, modificare o aggiungere funzioni (p.e. statistiche) nei menu di Aleph, per attivare e disattivare i dei servizi. Secondo questo modello agli informatici sarebbero delegati solo compiti di tipo prevalentemente sistemistico, di supporto e di monitoraggio della piattaforma hw e sw su cui operano i servizi Aleph.
Sulla base di queste premesse e dei vari episodi che si sono verificati dall’avvio del servizio (primi di gennaio ad oggi) e considerato che comunque, ad oggi, la responsabilità dell’erogazione dei servizi in oggetto è totalmente a carico dello CSIAF si rende necessaria la definizione dei ruoli che competono alle due aree coinvolte, SBA e CSIAF, e la formulazione di regole ai fini di organizzare adeguatamente l’erogazione dei servizi basati su Aleph all’utenza (studenti, docenti e ricercatori, altri utenti).
Si ricorda anche che lo CSIAF è articolato in Uffici, ciascuno dei quali ha aree di competenza ben precise, e che il complesso dei servizi che vengono erogati tramite Aleph coinvolgono tre diverse strutture, ciascuna per la parte di competenza: Ufficio Server Farm, Ufficio Sistemi Informativi e Processi e Ufficio Reti.
2. Servizi e utilizzatori
La seguente matrice descrivi i servizi attualmente operativi o previsti.
Servizio | Stato attivazione | Utilizzatori | ||
|---|---|---|---|---|
Aleph - modulo Circolazione | attivo | tutti gli utenti ammessi ai servizi del prestito (studenti, docenti e ricercatori, dottorandi, assegnisti, personale tech-amm, studenti SISS, etc.) gli utenti "anonimi" limitatamente alla verifica della disponibilità dei documenti | ||
Aleph - moduli Acquisizione, Inventariazione e Catalogazione | attivo | i bibliotecari | ||
Aleph - gateway SBNMARC con Indice SBN | attivo | i bibliotecari | ||
Aleph - OPAC |
| tutti gli utenti (anche quelli non appartenenti all'Università di Firenze) | ||
Aleph - Z39.50 | da estendere l'apertura all'esterno (per ora limitato a Metalib) | tutti gli utenti (anche quelli non appartenenti all'Università di Firenze) | ||
Aleph - ILL | ancora non disponibile |
| ||
X-Server | attivo | per l'interfaccia con Metalib (installato presso l'Univ. di Siena) | ||
Aleph-SIP | Da attivare | Per la gestione dei sistemi di circolazione self-check | ||
A fronte della suddetta batteria di servizi lo CSIAF impegna al momento le seguenti risorse:
nome | ruolo | descrizione |
|---|---|---|
aleph1 | Sistema in produzione | ospita l’intero stack dei moduli Aleph configurato in alta affidabilità con aleph2 (che gli subentra in caso di guasto); include un’istanza dedicata di Oracle 9.2.0 |
aleph2 | Sistema di test | ospita l’intero stack dei moduli Aleph configurato in alta affidabilità con aleph1 (che gli subentra in caso di guasto); include un’istanza dedicata di Oracle 9.2.0 |
sbamysql | Server usato per MySql dello SBA | ospita il web server Apache che è una delle due componenti che formano l’OPAC Aleph (il motore applicativo vero e proprio con le procedure in perl risiede sui due nodi precedenti) e lo Z39.50 server |
sbawww | Web server SBA | In alta affidabilità col precedente (no Z-server) |
SAN | Storage Area Network | contiene lo spazio disco allocato ai suddetti server: le aree di lavoro (es. directory scratch e file di log) e i tablespace delle due istanze di Oracle |
Apparatidi rete |
| comprendono gli apparati dell’Università che assicurano la connettività dalle varie sedi dello SBA con lo CSIAF e di questo con l’ICCU |
È importante osservare che la tecnologia/architettura di Aleph risulta abbastanza obsoleta ed in particolare:
- le postazioni di lavoro (PC) dei bibliotecari operano secondo il modello C/S a 2 livelli attraverso un client applicativo (GUI Aleph) e quindi devono essere abilitate puntualmente al FW della Server Farm
- la suddetta GUI è soggetto ad aggiornamenti che vengono scaricati dal server applicativo secondo un meccanismo di version check, che possono richiedere il salvataggio ed il recupero di file locali di personalizzazione da parte dell’utente bibliotecario.
- gli altri server/componenti (es. WWW-server, SBNMARC gateway, X-server) devono risiedere sullo stesso server del “motore” Aleph; in frontiera risiedono solo il Web server Apache dell’OPAC e lo Z-Server.
- operazioni che richiedono la chiusura del database o dei PC-Server (per manutenzione, cambio di versione od altro) implicano la disattivazione anche dell’OPAC.
- ALEPH e le sue procedure batch si sono rivelati particolarmente invasivi per quanto riguarda lo spazio disco di appoggio e l’occupazione dei tablespace di Oracle, richiedendo non solo un monitoraggio costante, ma di fatto imponendo una schedulazione preordinata e coordinata di determinate operazioni che non possono essere attivate in modalità unattended pena il rischio di blocchi indesiderati.
3. Definizione dei compiti
Questa sezione descrive la suddivisione dei compiti/attività tra CSIAF e SBA.
3.1 Attori coinvolti
Per lo SBA si individuano i Library Manager e gli “altri” bibliotecari.
Per lo CSIAF il personale dell’ Ufficio Server Farm e dell’Ufficio Sistemi Informativi e Processi.
Esiste poi il supporto tecnico Atlantis (cfr. contratto per la manutenzione) che funge principalmente da intermediario con il produttore Exlibris per il rilascio dei service-pack e delle nuove versioni e per l’assistenza in remoto su anomalie od altri problemi che possono insorgere nel funzionamento dei moduli funzionali e dei server applicativi.
3.2 Matrice Attori-Compiti
Attività | SBALibrary Manger | CSIAF |
|---|---|---|
aggiornamento sistema operativo |
| X |
aggiornamento package di base (PERL, PHP, Apache) (1) |
| X |
aggiornamento Oracle |
| X |
manutenzione ed aggiornamento dei nodi in HA |
| X |
allocazione datafile per i tablespace di Oracle |
| X |
allocazione spazio disco ai server |
| X |
configurazione FW |
| X |
monitoraggio database Oracle |
| X |
monitoraggio funzionamento server applicativi |
| X |
backup e restore |
| X |
gestione ed archiviazione log di tutti i server/moduli |
| X |
installazione service pack (patch) Aleph (2) | X | X |
installazione nuove versioni Aleph (2,3) | X | X |
segnalazione anomalie al fornitore (con il sistema Pivotal) vedi anche par.4 | X | X |
provisioning dei dati anagrafici utenti estratti dai sistemi legacy dell’Ateneo (studenti, docenti e ricercatori, dottorandi, assegnisti, personale tech-amm) o forniti da terze parti previo accordi ufficiali (es. studenti SISS) |
| X |
Controllo della qualità e validità dei dati del punto precedente per individuare eventuali disallineamenti o incompletezze | X |
|
monitoraggio della procedura Aleph (scritta e rilasciata da Atlantis) per il caricamento e l’aggiornamento dei suddetti dati anagrafici utenti |
| X |
monitoraggio interoperabililtà OPAC Aleph con server LDAP |
| X |
configurazione gateway SBNMARC con Indice SBN |
| X |
monitoraggio interoperabililtà con Indice SBN | X | X |
configurazione Apache (1) |
| X |
monitoraggio Apache |
| X |
configurazione server Z39.50 |
| X |
monitoraggio server Z39.50 |
| X |
configurazione server SIP per apparati di self-check |
| X |
configurazione server SIP per apparati di self-check |
| X |
configurazione server ILL |
| X |
monitoraggio server ILL |
| X |
monitoraggio X-server |
| X |
abilitazione IP nuovi utenti SBA al FW della Server Farm |
| X |
gestione userid e password agli utenti bibliotecari (attivazione, disattivazione, reset password etc.) | X |
|
definizione dei profili ed assegnazione agli utenti bibliotecari | X |
|
| ||
modifiche utenti lettori (dati anagrafici, permessi, blocchi etc.) | X |
|
reset password ad utenti lettori studenti, dottorati, assegnisti, personale tec.amm non bibliotecario per l’accesso ad OPAC e servizi di circolazione | bibliotecari | X+segr.stud. e Poli |
parametrizzazione moduli applicativi | X |
|
parametrizzazione modulo OPAC | X |
|
definizione e template maschere GUI Aleph | X |
|
definizione e configurazione moduli di stampa e stampanti comprese etichette | X |
|
schedulazione, attivazione e monitoraggio procedure batch (4) | X | X a richiesta |
attivazione e chiusura servizi tramite menu (Util) Aleph e GUI (4) | X | X a richiesta |
configurazione e ricreazione indici tramite menu (Util) Aleph e GUI (4) | X | X a richiesta |
Interventi puntuali sul database Aleph tramite strumenti Oracle e procedure SQL |
| X a richiesta |
Interventi puntuali sul database Aleph tramite funzioni della GUI Aleph | X |
|
Allineamento tabelle parametriche da ambiente di produzione ad ambiente di test | X |
|
Al momento della stesura di questa nota ci sono alcuni aspetti tecnico-operativi rilevanti da chiarire:
- Exlibris-Atlantis ha obbligato l’installazione di Apache Web Server versione 2.0.52 che non è supportata da Red Hat Enterprise v.3.
- Queste due attività richiedono il coinvolgimento di tutte e due le componenti. A seguito del rilascio di un service pack o di una nuova versione di Aleph l’analisi e le scelte delle modifiche da applicare e il re-packaging della GUI Aleph sono svolti dai Library Manager SBA, mentre il recupero delle configurazioni e personalizzazioni locali (singole postazioni) è a carico degli utenti bibliotecari.
- Questa è una procedura che deve essere totalmente sperimentata e non è chiaro il livello di supporto/intervento garantito da Atlantis in regime di contratto di manutenzione.
- Attività da concordare di volta in volta fra le due strutture per tenere sotto controllo gli impatti sui sistemi (spazio disco, Oracle tablespace, backup)
4. Interfacce e modalità di richiesta
Si conviene che per garantire la qualità dei servizi da erogare sia indispensabile definire "chi tiene rapporti con chi" e "come". Questo è esplicitato nella seguente matrice:
SBA | SBA | CSIAF | CSIAF | UTENTI | ATLANTIS | ITALE | ICCU | |
SBA |
| SI | SI | - | SI | SI | SI | SI |
SBA | SI |
| - | - | SI | - | - | - |
CSIAF | SI | - |
| SI | - | SI | - | SI |
CSIAF | - | - | SI |
| - | SI | - | - |
UTENTI | SI | SI | - | - |
| - | - | - |
ATLANTIS | SI | - | SI | SI | - |
| SI | SI |
ITALE | SI | - | - | - | - | SI |
| n.s. |
ICCU | SI | - | SI | - | - | SI | n.s. |
|
Per quanto riguarda i rapporti:
- con ATLANTIS:
- per tutti gli aspetti applicativo-funzionali sono tenuti dai Library Manager SBA
- per gli aspetti tecnico-sistemistici sono tenuti dall’Ufficio Sistemi Informativi e Processi dello CSIAF e per specifiche problematiche relative ad aggiornamenti, nuove versioni o eventuali anomalie legate alla piattaforma hw e sw sono tenuti anche dall’Ufficio Server Farm dello CSIAF
- a CSIAF compete il controllo delle richieste sul sistema Pivotal della Exlibris o in carico ad Atlantis che risultino pendenti da tempo o evase in tempi ritenuti non conformi rispetto a quanto previsto dal contratto vigente. Comunque prima dell’applicazione di eventuali penali sarà effettuata una verifica congiunta SBA-CSIAF.
- con ICCU:
- per tutti gli aspetti funzionali e di profilatura del livello di interoperabilità con l’Indice SBN sono tenuti dai Library Manager SBA
- per gli aspetti tecnici sono tenuti dall’Ufficio Sistemi Informativi e Processi dello CSIAF
- con ITALE:
- i rapporti istituzionali e associativi sono gestiti da SBA
- i rapporti relativi alle iniziative tecnico-operative e la partecipazione a corsi e seminari riguardano sia SBA che CSIAF
- SBA-CSIAF:
- avvengono principalmente tra i Library Manager SBA e l’Ufficio Sistemi Informativi e Processi che svolge anche il ruolo di interfaccia con l’Ufficio Server Farm per coordinare e concordare interventi o attività di carattere sistemistico
- le richieste di intervento/modifica da SBA verso CSIAF, come per ogni altro sottosistema, devono essere inserite sul Call Center dello CSIAF utilizzando le voci previste nell’apposita sezione (vedi mail inviata il 4 giugno 2007)
- lo sviluppo di nuovi servizi da integrare o affiancare con i moduli Aleph (es. gestione inventariale, interfaccia con CIA etc.) saranno oggetto di analisi congiunta e sottoposti a valutazione per stabilire modi, tempi e risorse da impegnare per la realizzazione.
- le richieste di intervento per installazioni di software terze parti sui server messi a disposizione dallo CSIAF devono essere preventivamente formalizzate dallo SBA e valutate dallo CSIAF per quanto riguarda tutti gli aspetti tecnici (prestazioni, versioni, sicurezze, etc.).
Ultimo aggiornamento
06.12.2021