Flusso delle attivitą di ordinazione e inventariazione dei periodici

Proposte

Le proposte arrivano in Biblioteca attraverso i seguenti canali:

- bssperiod@unifi.it

- acquisti@unifi.it

- richieste da catalogo

- richieste pervenute alla Direzione; in ogni caso le proposte relative all'attivazione o cessazione di abbonamenti devono essere adeguatamente motivate e sottoposte all'approvazione del Comitato di biblioteca.

La gestione proposte prevede le seguenti procedure:

- lettura posta elettronica

- controllo in Aleph delle "Richieste da OPAC"

- inserimento di tutte le proposte nel file excel condiviso "Proposte"

Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare in Aleph che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

- integrare la proposta con i dati mancanti (es.: prezzo, ISSN, titolo corretto)

- inserire in Aleph la proposta con creazione del relativo ordine, ciò non è necessario per le "Richieste da OPAC" che hanno già il numero d'ordine e che seguono un percorso diverso

- inserire la proposta nell'apposito file "Gestionale" degli abbonamenti

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Modalità invio ordini

- nel secondo semestre dell'anno i fornitori inviano all'Ufficio periodici la lista dei titoli con abbonamento corrente, che viene vagliata con conferme e/o dismissioni, ed integrata con eventuali nuovi abbonamenti da aprire

- invio della lista degli ordini, protocollati e firmati dalla Direttrice, ai fornitori per posta ordinaria e contestualmente per posta elettronica

- qualora il fornitore annulli l'ordine, dopo averlo chiuso e aggiornato il file "Gestionale" in Aleph, si procede ad inoltrarlo di nuovo ad un altro fornitore.

Trattamento del materiale pervenuto

I pacchi con i fascicoli ordinati vengono momentaneamente depositati nel corridoio del piano terra dove si trovano le cassette postali. Successivamente vengono portati nell'ufficio periodici e si procede a:

- controllare che le bolle corrispondano ai fascicoli contenuti nelle scatole

- depennare ciascun fascicolo dall'elenco

- archiviare le bolle negli appositi contenitori "Bolle"

- segnalare immediatamente via e-mail al fornitore eventuali incongruenze che si verifichino tra la bolla e il contenuto della relativa scatola

- sistemare i fascicoli sugli scaffali in attesa di registrazione

Le fatture arrivano successivamente ai fascicoli.

Inventariazione

L'inventariazione prevede le seguenti procedure:

- registrare l'arrivo del primo fascicolo dell'annata in Aleph

- far scattare l'inventario dal pannello della linea di copia "3. Informazioni generali(2)" selezionando dal menù a tendina "?KE" nel campo "Numero inventario". Inserire nello stesso pannello nel campo "Prezzo" il prezzo reale di abbonamento di un'annata; nel campo "Presa in carico" il codice "01 Acquisto"

- riportare l'inventario a penna sul frontespizio del primo fascicolo dell'anno

- timbrare il fascicolo sul frontespizio e magnetizzarlo.

Trattamento del materiale non pervenuto

Sollecito materiale non pervenuto

Quando un fascicolo è in ritardo può essere sollecitato attraverso Aleph: il programma produce una mail che viene inviata al fornitore e contestualmente, alla casella di posta dell'ufficio periodici. Il sollecito è visibile sia nella linea di copia di Aleph sia in Opac (dalla scheda completa del record cliccando su "Annate e fascicoli").

E' possibile fare un report dei solleciti effettuati.

Il controllo amministrativo

 

Fatture

Le fatture riguardano abbonamenti e non singoli documenti, pertanto esse procedono separatamente dal materiale che viene inviato nel corso dell'anno e possono seguirlo o anticiparlo di un periodo di tempo anche considerevole.

Il loro controllo prevede le seguenti procedure:

- datare con timbro le fatture arrivate, conservandone il plico se datato o munito di ricevuta di consegna

- controllare la corrispondenza del materiale fatturato col materiale ricevuto o quantomeno ordinato

- controllare la congruità degli importi fatturati rispetto al preventivo

- chiedere tempestivamente chiarimenti via mail al fornitore in caso di non corrispondenza dei materiali (non ordinati, non ricevuti, già addebitati, non ancora pubblicati ecc.) o incongruità dei prezzi (importo significativamente maggiore del preventivo) ed eventualmente richiedere nota di credito

- inviare l'originale delle fatture ai servizi amministrativi

- archiviarne una copia delle fatture nell'apposito contenitore "Fatture"

- registrare le singole voci delle fatture e note di credito nell'apposito file excel "Fatture" condiviso.

 

Budget

Sulla base dei preventivi rilasciati nel secondo semestre dell'anno, l'ufficio predispone un preventivo di spesa relativo ad ogni fornitore, suddiviso tra prodotti cartacei o misti e digitali.

Tali importi vengono comunicati ai servizi amministrativi perché siano tradotti in impegno di spesa relativamente ai singoli fornitori.

Nel corso dell'anno viene monitorato l'andamento del budget onde conoscere via via l'ammontare della spesa, la disponibilità residua e il fabbisogno presunto.
 
ultimo aggiornamento: 20-Giu-2017
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