Convenzione AOUM e Università degli studi di Firenze

PROGETTO PER LO SVILUPPO E L'INTEGRAZIONE DEI SERVIZI BIBLIOGRAFICI E DOCUMENTALI DELL'UNIVERSITA' DI FIRENZE E L'AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA MEYER

CONVENZIONE

tra

L'Azienda Ospedaliero-Universitaria Meyer, codice fiscale e partita IVA 02175680483, rappresentata dal Direttore Generale, domiciliato per la carica presso la sede della medesima in Firenze, Villa Ognissanti, viale Pieraccini 24, Careggi - Firenze

e

Sistema Bibliotecario di Ateneo/Biblioteca Biomedica - codice fiscale 01279680480, rappresentato dalla Direttrice della Biblioteca, domiciliata presso la sede della medesima in Firenze, viale Morgagni 85 (Careggi)

PREMESSO

che il Sistema Bibliotecario dell'Università di Firenze ha fin dal 2000 creato una Biblioteca digitale per i propri utenti accessibile dalla rete di Ateneo e dedicata in particolare alla fornitura di documentazione di alto valore scientifico attraverso la sottoscrizione di licenze di uso con i maggiori editori scientifici a livello internazionale;

che, in particolare, attraverso la Biblioteca biomedica,  è già stato avviato un processo di centralizzazione dei servizi bibliotecari e documentali destinati alla utenza medica universitaria e ospedaliera  che potrebbe utilmente svilupparsi con il coordinamento degli acquisti e la concentrazione fisica del materiale bibliografico specialistico e delle risorse umane quanto più possibile in un unico punto di servizio per una gestione complessiva più efficace, più efficiente e più economica di tutti i punti  bibliotecari presenti nell'area;

che il Sistema Bibliotecario di Ateneo ha attivato, in collaborazione con l'Università di Siena, una piattaforma tecnologica denominata Metalib/Sfx come risposta al problema della integrazione delle diverse risorse informative, indipendentemente dall'ubicazione e dal formato, con lo scopo di offrire agli utenti finali e agli operatori, in un ambiente omogeneo, servizi informativi integrati e personalizzabili;

che tutte le biblioteche del Sistema bibliotecario cooperano alla crescita e allo sviluppo della piattaforma tecnologica attraverso la selezione, la configurazione ed il monitoraggio delle risorse elettroniche e di quelle ad accesso gratuito disponibili in rete;

che l'Università dispone di un considerevole patrimonio di risorse bibliografiche e, soprattutto, digitali per la fruizione on line costituenti supporto alla attività didattica e di ricerca svolta in Ateneo ma che possono costituire anche un prezioso supporto per l'aggiornamento professionale di medici e operatori sanitari che operano nella AOUM;

che la Biblioteca biomedica, in particolare, è in grado di fornire alla AOUM una serie di servizi come elencati nel successivo art. 2.

che l'Azienda Ospedaliero-Universitaria Meyer nasce dall'integrazione del Sistema Sanitario Toscano e dell'Università degli Studi di Firenze e si caratterizza per lo svolgimento congiunto di attività assistenziali, didattiche e di ricerca;

che l'obiettivo fondamentale dell'AOUM è il raggiungimento del più elevato livello di risposta alla domanda di salute, in un processo che includa in modo inscindibile la didattica, intesa come strumento di costruzione e miglioramento delle competenze degli operatori e dei soggetti in formazione, e la ricerca volta al continuo progresso delle risorse cliniche e biomediche;

che la formazione e l'aggiornamento  del personale è considerata dall'AOUM fondamentale per la qualità delle prestazioni sanitarie e si realizza anche nella più ampia disponibilità di libri e riviste scientifiche;

che, in particolare, l'AOUM intende sviluppare sinergie con le strutture bibliotecarie e documentali operanti sul territorio, in modo da ampliare l'offerta di risorse informative e migliorare conseguentemente il livello dei servizi di documentazione.

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE

Art. 1

Con il presente atto l'Università e l'AOUM intendono instaurare un rapporto di collaborazione per l'estensione al personale medico, paramedico e tecnico dell'Azienda ospedaliera universitaria Meyer dei servizi attualmente gestiti dal Sistema bibliotecario di Ateneo e dalla Biblioteca biomedica per la propria utenza istituzionale;

Art. 2

L'Università, attraverso il Sistema bibliotecario di Ateneo e in particolare la Biblioteca biomedica, si impegna a garantire l'estensione agli utenti dell'AOUM  dei seguenti  servizi riservati agli utenti istituzionali dell'Ateneo: 

a.    accesso dal 1995 alla "Freedom Collection" dell'editore Elsevier

La Biblioteca biomedica tende alla completa parificazione degli utenti interni dell'AOUM alla propria utenza istituzionale universitaria, con la messa a disposizione degli utenti AOUM della Freedom Collection dell'editore Elsevier (1958 periodici online di cui circa 700 di medicina), a cui potranno quindi accedere direttamente dalla rete ospedaliera, grazie ad un contratto stipulato ad hoc dalla Biblioteca biomedica;

b.    configurazione e manutenzione di una specifica interfaccia di ricerca delle risorse elettroniche per gli utenti del Settore biomedico

In stretta collaborazione con lo staff web del SBA la Biblioteca curerà una apposita interfaccia web dedicata ai medici per la ricerca l'aggiornamento scientifico e la consultazione delle maggiori banche dati di settore.

c.     integrazione dei servizi di accesso alle risorse online e contrattazione delle condizioni di accesso

Attivazione di ulteriori licenze per l'accesso a pacchetti di riviste scientifiche di ambito medico-scientifico o banche dati dei maggiori editori scientifici di settore, su specifica richiesta da parte dell'AOUM, che, attraverso un referente individuato allo scopo, farà pervenire alla Biblioteca biomedica l'elenco delle riviste o dei pacchetti di riviste in formato elettronico alle quali ritiene opportuno fare accedere il personale dell'Azienda e darà mandato al Direttore della Biblioteca Biomedica, ove necessario in nome e per conto dell'AOUM stessa, per la contrattazione e la gestione delle sottoscrizioni alle relative licenze d'uso, impegnandosi al pagamento dei costi relativi per la durata di ogni singolo contratto.

La Biblioteca biomedica, si impegna a dare tempestiva comunicazione,  in occasione di ogni rinnovo delle licenze per l'accesso a "pacchetti" di periodici elettronici o banche dati di ambito medico-scientifico o comunque dell'inizio di trattative da parte del consorzio interuniversitario CIPE di cui fa parte o altri organismi preposti, della possibilità o meno dell'inserimento di una clausola contrattuale atta a consentire l'accesso regolare anche agli ospedalieri dalla propria rete alle stesse risorse elettroniche acquisite per gli universitari. L'AOUM, se interessata ad avere accesso a questa documentazione, si farà carico della eventuale differenza di costo del contratto con il rimborso alla Biblioteca del relativo onere e secondo le procedure che verranno concordate;

d.  integrazione del materiale bibliografico e documentario cartaceo

La Biblioteca biomedica mette a disposizione la propria sede per il materiale bibliografico cartaceo dell'AOUM corrente non doppione e non disponibile online, e anche per il materiale antico o di pregio, con conseguente risparmio di spazi, di personale e di costi di gestione per l'AOUM, a fronte di un aumento della fruibilità di tale materiale e di tutto quello universitario per gli utenti AOUM. La Biblioteca biomedica s'impegna inoltre a gestire fisicamente, catalogare sul catalogo on line dell'Ateneo e registrare gli abbonamenti ai periodici correnti dell'AOUM (provvedendo ai solleciti delle lacune presso gli editori), nonché a catalogare eventuali libri specialistici depositati dall'Azienda e ritenuti utili all'aggiornamento scientifico dei medici.

e. disponibilità dei servizi bibliotecari per gli utenti AOUM in un orario esteso (lunedì-venerdì 8.30-19); in particolare:

• il servizio di consultazione e prestito del materiale bibliografico universitario (216.000 volumi, con incremento annuo di 267 inventari) e ospedaliero presente nella Biblioteca biomedica;
• il servizio di fornitura di copia elettronica di articoli (la Biblioteca biomedica invierà gratuitamente per e-mail, entro 48 ore lavorative, agli utenti dell'Università di Firenze e dell'AOUM che ne faranno richiesta, gli articoli scannerizzati di tutti i periodici cartacei depositati presso i propri locali (attualmente 624), compresi pertanto i periodici dell'AOUM;
• il ricevimento nella posta elettronica personale di full text di articoli di periodici accessibili online solo dalla rete universitaria;
• l'accesso - previa identificazione - dalle postazioni di lavoro della Biblioteca ai periodici elettronici biomedici e clinici non ancora ad accesso diretto dalla rete AOUM (circa 1.200) e alle 5 banche dati del settore;
• il servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti (recupero presso altre biblioteche italiane o straniere di articoli non presenti a Firenze);
• il servizio di reference (assistenza guidata alle ricerche bibliografiche, su prenotazione);
• corsi d'istruzione sull'uso dei cataloghi, dei periodici elettronici e delle principali banche dati di area biomedica;
• la possibilità di navigazione in Internet dalle 29 postazioni in rete al pubblico della Biblioteca (previa identificazione presso i bibliotecari), con eventuale stampa della documentazione trovata;
• collegamento ad Internet dai locali della Biblioteca con il proprio pc portatile tramite la tecnologia wireless;
• il servizio di lettura in sede (mq 1076 destinati al pubblico, 458 posti a sedere);
• il servizio di consultazione di materiale antico e raro (74.000 volumi);
• il servizio di consultazione di tesi di laurea;
• i servizi speciali per disabili (leggilibri, programmi di sintesi vocalica, prestito a domicilio);
• il servizio fotocopie:

f.      integrazione  delle risorse umane                                                                                                 

La Biblioteca biomedica si impegna a fornire al personale bibliotecario e amministrativo dell'AOUM la collaborazione e il supporto professionale necessario allo sviluppo dei servizi bibliotecari e documentali e per ottimizzare la gestione delle risorse informative, attraverso corsi, incontri ed altri eventi formativi organizzati per il personale interno al SBA e un addestramento in loco.

Art. 3

L'AOUM si impegna a perseguire:

integrazione del materiale bibliografico e documentario cartaceo

• L'AOUM potrà depositare presso i locali della Biblioteca biomedica il proprio materiale librario antico e di pregio e le proprie riviste correnti non doppie indicando agli editori e agli aggregatori la Biblioteca stessa come destinatario a cui indirizzare direttamente il materiale, anziché nei reparti. In tal caso L'AOUM provvederà al rinnovo annuale delle riviste depositate presso la Biblioteca Biomedica in tempo utile affinché non si provochino ritardi nell'invio dei fascicoli e lacune nelle collezioni, con conseguente abbattimento del livello di aggiornamento scientifico offerto dalla Biblioteca ai suoi utenti e pertanto del livello della qualità del servizio.
• L'AOUM si avvarrà della collaborazione dei bibliotecari nella selezione annuale dei periodici e nella scelta del loro formato, al fine di ottimizzarne la fruizione complessiva.

maggiore integrazione delle reti telematiche

• L'AOUM si impegna a ampliare l'accesso alla rete ospedaliera ai locali della Biblioteca Biomedica, per favorire l'integrazione dei servizi.

integrazione delle risorse umane

• L'AOUM si impegna a concordare un eventuale distacco temporaneo e part time di proprio personale presso la Biblioteca biomedica, nel caso in cui il personale bibliotecario di questa subisse un calo significativo, a fronte di un documentato incremento dei servizi in virtù della totale realizzazione di quanto previsto nel presente accordo.
• L'AOUM individuerà un referente "informatico", incaricato di fornire assistenza informatica alla propria utenza per la consultazione e l'accesso alle risorse elettroniche, nonché incaricato di interfacciarsi con il personale della Biblioteca biomedica per ogni aspetto tecnico legato alla corretta fruizione dei servizi e per gli eventuali aspetti legati alla sicurezza;

L'AOUM si impegna a fornire a cadenza annuale alla Biblioteca biomedica gli elenchi aggiornati dei propri dipendenti e costoro sono tenuti a qualificarsi come tali ed identificarsi ogniqualvolta richiedano un servizio alla Biblioteca biomedica.

Art. 4

L'AOUM  utilizzerà i summenzionati servizi e a tale scopo corrisponderà al Sistema bibliotecario dell'Università un importo di Euro ........... annuali, oltre IVA, da versare sul cc della Biblioteca biomedica  al momento della stipula della convenzione.

L'AOUM si impegna inoltre al pagamento delle licenze e dei contratti eventualmente da essa richiesti e stipulati con i fornitori di risorse elettroniche per il tramite della Biblioteca Biomedica e/o a rimborsare alla Biblioteca Biomedica i costi aggiuntivi sostenuti in virtù dell'inserimento dell'AOUM nei contratti già sottoscritti (art. 2c)

Art. 5

La presente convenzione entra in vigore dal momento della sua sottoscrizione e, fatte salve le eventuali integrazioni e modifiche, disposte con appositi atti aggiuntivi, derivanti dallo sviluppo di nuovi progetti o anche dai diversi assetti e disposizioni nazionali in materia ha durata annuale e può essere rinnovata, nel cui caso la disponibilità al rinnovo da parte dell'Azienda dovrà essere espressa per iscritto entro il mese di luglio di ciascun anno per consentire alla Biblioteca biomedica il mantenimento o la disdetta dei servizi di cui all'art. 2 comma a).

Art. 6

Nell'ambito della presente convenzione, il SBA-Biblioteca biomedica e l'AOUM concordano sull'opportunità di sviluppare ulteriori progetti comuni finalizzati alla gestione dei documenti, alla loro conservazione e al potenziamento dei servizi informativi destinati alla propria utenza istituzionale.

Il presente protocollo viene redatto in n. 2 copie originali e viene letto, approvato e sottoscritto a Firenze il 23 aprile 2009.