Protocollo per la gestione dei materiali rinvenuti nei libri

La Biblioteca di Scienze sociali dell'Università degli Studi di Firenze prevede la gestione dei materiali degni di attenzione, rinvenuti nei volumi, per evitarne la dispersione, per una loro più idonea conservazione e per garantirne la fruizione da parte dell’utenza nel rispetto della normativa sulla privacy.

Tali materiali sono schedati nel software Arianna e saranno consultabili on line dall’utenza su Chartae: portale degli archivi.

A. Tipologia di materiali

I materiali rinvenuti sono in genere i seguenti: lettere, minute, bozze, recensioni, ritagli di articoli di giornale, annotazioni bibliografiche, fogli con appunti manoscritti o dattiloscritti, inviti e programmi di convegni, biglietti da visita, fotografie, cartoline, segnalibri con annotazioni, etc.

B. Rinvenimento

  1. Rinvenimento casuale

Nel caso si trovi accidentalmente documentazione all'interno di un volume (per esempio durante l’effettuazione di prestito o manutenzione del volume stesso):

  • stampare da Opac la scheda del volume; 
  • annotare sopra la scheda stessa le pagine in cui il documento si trovava al momento del rinvenimento; 
  • estrarre il documento dal libro ed inserirlo, insieme alla stampa della scheda Opac, in una busta da depositare nella scatola “Materiali rinvenuti nei libri” posta negli scaffali dietro il bancone oppure da consegnare all’Ufficio prestito interbibliotecario/Conservazione che funge da punto di raccolta. 

2. Rinvenimento sistematico

Nel caso si decida di passare in rassegna un fondo intero:

  • inserire il documento rinvenuto nelle buste apposite (carta acid free, reperibili presso l’Ufficio prestito interbibliotecario/Conservazione o, momentaneamente, in una busta A4); 
  • annotare sopra la busta i seguenti dati: nome del fondo, collocazione, barcode (o numero di inventario nel caso di barcode mancante) e pagine del libro in cui è stato trovato il documento.

C. Trattamento dei materiali e conservazione definitiva

  • I materiali rinvenuti saranno conservati nell’Ufficio prestito interbibliotecario/Conservazione in attesa della definitiva collocazione;
  • ciascun documento sarà inserito in una busta di carta non acida recante i dati relativi all’identificazione:
    1. nome del fondo o sezione;
    2. collocazione;
    3. barcode (o numero di inventario nel caso di barcode mancante);
    4. pagine del libro in cui è stato trovato il documento;
    5. i documenti rinvenuti in uno stesso volume saranno conservati in singole buste (ciascuna con i dati relativi ad ogni documento) e riunite con un cordino/spago, salvo nei casi in cui la tipologia dei rinvenimenti richiedano soluzioni diverse; 
    6. le buste relative a un fondo saranno conservate entro apposite scatole archivistiche recanti il nome del fondo stesso;
    7. le buste contenti documenti rinvenuti nelle sezioni aperte (GEN, DID, REF, TESTO, ANT, DEP, etc…) saranno conservate in una scatola archivistica denominata “Varie”;
    8. le singole buste contenenti i materiali non consultabili (per la privacy e per la normativa sul diritto d’autore) - individuati dal gruppo di lavoro dedicato - saranno conservate nella loro scatola, all’interno di un’apposita busta chiusa riportante la scritta “materiale non consultabile”. Il personale della biblioteca toglierà questa busta dalla scatola, al momento di un’eventuale consultazione da parte dell’utente.
  • Nel software Arianna saranno riportati i dati sopra indicati insieme alla scansione di alcuni documenti, eccetto quelli soggetti a privacy e normativa sul diritto d’autore per i quali andrà indicata la data in cui saranno accessibili (“non consultabile fino al …”).
  • Nel caso in cui il software Arianna non sia disponibile, in un file Excel appositamente predisposto saranno indicati i seguenti elementi:
    1. i dati, relativi al libro, già elencati sulla busta;
    2. dati bibliografici;
    3. breve descrizione del tipo di documento rinvenuto;
    4. data del documento, se presente;
    5. data del rinvenimento (è sufficiente il mese e l’anno);
    6. numero progressivo della busta;
    7. annotazioni, tra le quali l’eventuale presenza di dedica, specificando, se possibile, il nome dello scrivente;
  • il file, prodotto con Arianna e/o con Excel, sarà stampato e conservato nella scatola insieme alle buste; 
  • nell’eventualità di ritrovamenti (sicuramente più rari) in volumi dello scaffale aperto (esclusi i fondi del ballatoio) i materiali verranno conservati analogamente in scatole recanti l’indicazione della/e sezione/i; 
  • i materiali relativi a fondi/sezioni del magazzino saranno conservati sugli scaffali alla fine del fondo/sezione stesso, entro una scatola archivistica recante il nome. Nel caso non vi sia spazio alla fine del fondo/sezione, la scatola verrà posta insieme a quelle dei materiali trovati nei fondi/sezioni dello scaffale aperto (vedi sotto);  
  • i materiali reperiti in fondi/sezioni dello scaffale aperto saranno conservati in scatole archivistiche collocate al 4 piano del magazzino nella zona compartimentata. 

D. Nota 317 nel record catalografico

Nel record catalografico corrispondente al libro in cui i materiali sono stati rinvenuti sarà inserita una nota di provenienza, campo 317, per segnalare la presenza nel volume del/degli oggetti in questione (anche nel caso in cui apparentemente non ci sia un collegamento chiaro tra libro e l’oggetto).

Vedi Manuale di catalogazione del libro antico pag. 68-69.

 
ultimo aggiornamento: 06-Lug-2015
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