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Flusso delle attivitą di ordinazione e inventariazione delle opere in continuazione della Biblioteca

Proposte

Le proposte arrivano in Biblioteca attraverso i seguenti canali:

- acquisti@unifi.it

- Opac (vedi file Novità Aleph versione 20, pag. 13-37)

cataloghi editoriali cartacei con evidenziata la proposta da parte del docente.

Le proposte devono essere approvate dal Comitato di biblioteca ad eccezione di nuove edizioni di opere già possedute.

La gestione delle proposte prevede le seguenti procedure:

- lettura posta elettronica

- controllo in Aleph delle "Richieste da OPAC"

- stampa proposte

- controllo del materiale eventualmente già posseduto o ordinato e inserimento delle proposte non accettate nel raccoglitore "Posseduti-Inevasi" aggiornando il "Riepilogo mensile" suddiviso per Dipartimento

- inserimento delle proposte (eventualmente integrate della motivazione del proponente e di tutti i dati necessari) nell'apposito raccoglitore "Comitato"

- invio alla direttrice dell'elenco delle proposte da presentare al Comitato, nei giorni immediatamente precedenti la riunione

- annotazione del totale proposte in "Riepiloghi mensili"

Ordini

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

- integrare la proposta con i dati mancanti

- inserire in Aleph la proposta con creazione del relativo "standing order" (file Gestione ordini)

- verificare se in Aleph è presente qualche volume dell'opera in continuazione e in tal caso comunicare al fornitore l'esclusione dall'ordine dei volumi posseduti

- stampare dal gestionale l'ordine e inviarlo al fornitore tramite posta elettronica 

- inserire la proposta e l'ordine nel raccoglitore "Ordini opere in continuazione"

- aggiungere la nuova opera nel file excel di gestione "Opere in continuazione"

- se l'opera è già stata ordinata o è posseduta dalla Biblioteca si inserisce la proposta nel raccoglitore "Posseduti-Inevasi" tenendone aggiornato il "Riepilogo mensile" suddiviso per Dipartimento.

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Trattamento del materiale

I pacchi con i volumi vengono momentaneamente depositati nel corridoio del piano terra dove si trovano le cassette postali

Una volta in stanza la gestione del materiale prevede le seguenti procedure:

- controllare che le bolle (che arrivano in fromato cartaceo nelle scatole contenenti il materiale e per e-mail alla casella acquisti@unifi.it) corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole 

- sistemare i volumi sugli scaffali a dx, entrando nell'ufficio catalogazione A, così come sono elencati nella bolla, copia della quale viene inserita nel primo volume dell'elenco

- segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate, sconto non applicato)

- la fattura arriva per posta elettronica (alla casella acquisti@unifi.it e al Coordinamento centrale biblioteche) nei primi giorni del mese successivo all'invio del materiale

- tutte le bolle, relative alla fattura, vengono inviate per posta elettronica al Coordinamento centrale biblioteche dichiarando espressamente l'avvenuto controllo

- la fattura viene stampata e inserita nel raccoglitore "Fatture Licosa".
 

Inventariazione

Lavorare,  secondo la data della bolla, i volumi già sistemati sugli scaffali.

Registrare nel file excel di gestione "Opere in continuazione", nella colonna dell'anno corrente, il numero dei volumi e il prezzo, avendo cura di annotare eventuali cambi di fondo Aleph.

 

Modulo Acquisizioni Aleph

- richiamare l'opera in continuazione  

- registrare l'arrivo del volume (compresi quelli della sezione DID) e il "Prezzo previsto" nel pannello 4."Quantità e prezzo" del file Gestione ordini

-  mantenere l'ordine sempre aperto

 

Modulo Catalogazione Aleph

- cercare il record relativo al volume in polo o in indice. In caso negativo procedere con creazione del record   

- far scattare l'inventario dal pannello della linea di copia  "3. Informazioni generali (2)" compilando i campi necessari (file Gestione inventariale), inserendo il numero d'ordine relativo all'opera in continuazione, aggiornando annualmente il budget

- segnare sulla copia della bolla il numero d'inventario attribuito dal sistema

- timbrare il volume sul frontespizio, a pag. 99 e sull'ultima numerata

- riportare a penna sul frontespizio l'inventario nell'angolo in alto a sinistra e il bar-code vicino alla legatura possibilmente a due terzi dall'alto  

- inserire, in ordine di inventario, nel raccoglitore "Bolle inventariate" la copia della bolla

- sistemare i volumi in ordine d'inventario sugli scaffali della stanza Catalogazione A, separando quelli destinati alla sezione REF. I volumi urgenti vengono lavorati subito.

Monografie con CD/DVD (REL) e altri materiali (NBM) allegati

Nel caso di monografie con allegati CD/DVD o altro materiale come videocassette, audiocassette, etc. è necessario in fase di inventariazione del volume scorporare il prezzo del 10% (valore convenzionale da attribuire a CD/DVD, a videocassette etc.).

Il CD/DVD o la videocassetta, etc. vengono separati dal volume e consegnati al bibliotecario addetto all'inventariazione e catalogazione delle Risorse Elettroniche Locali (REL) e dei Non-Book Materials (NBM) con l'indicazione del numero d'ordine, del barcode del volume a stampa e del prezzo del CD/DVD, della videocassetta, etc.

Ordini chiusi dalla Biblioteca

Quando il Comitato decide la chiusura di un'opera in continuazione viene prodotta la "stampa lettera di revoca ordine" al fornitore (inviata per posta elettronica), il quale dovrà confermare la chiusura dell'ordine. Si procederà alla chiusura in Aleph del relativo ordine e alla registrazione della chiusura sul file excel gestionale.

Ordini chiusi dal fornitore

Quando il fornitore comunica la fine di un'opera in continuazione si procede alla chiusura in Aleph del relativo ordine e alla registrazione della chiusura sul file excel gestionale.

Sollecito materiale non pervenuto

E' necessario sollecitare al fornitore i volumi in ritardo: il sollecito si produce dal gestionale, creando un report che verrà inviato al fornitore.

 
ultimo aggiornamento: 27-Apr-2012
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