Nelle biblioteche dell'Università di Firenze è attivo un servizio di prestito interbibliotecario, detto anche Interlibrary Loan (ILL), e di fornitura di copie di articoli di riviste o parti di libri, detto anche Document delivery (DD), che offre agli utenti interni e agli utenti degli enti convenzionati (se previsto dalla convenzione) l'accesso al materiale bibliografico (libri ed articoli) non posseduto e nel contempo mette a disposizione il proprio patrimonio per le biblioteche esterne (italiane e straniere) che ne facciano richiesta.
Dai primi di maggio 2010 sono stati apportati alcuni cambiamenti nelle procedure per la richiesta, descritti in NOVITÀ nel servizio di presito interbibliotecario e fornitura copie.
Il servizio è offerto secondo i principi dell'utilizzazione condivisa delle risorse documentarie e dello spirito di reciproca collaborazione, che sono alla base della missione del Sistema bibliotecario, e in generale nel rispetto delle raccomandazioni elaborate dall'IFLA in merito al prestito internazionale, fatti salvi i limiti previsti dal Regolamento del Sistema Bibliotecario e dei servizi, dai regolamenti interni di ciascuna biblioteca, dalla normativa vigente in materia di diritto d'autore e dalle specifiche licenze d'uso sottoscritte per alcune tipologie di risorse, nonché da quelli imposti da ragioni di conservazione, in particolare per i documenti antichi, rari o vincolati da specifiche disposizioni contenute nei lasciti o legati.
Gli utenti interni possono inoltrare richieste di:
Il servizio si attiva in uno dei seguenti modi:
- voce 
ALTRI SERVIZI, che appare nel catalogo o nelle banche dati, dopo aver effettuato una ricerca. Informazioni dettagliate circa le modalità di compilazione dei moduli si trovano online nella scheda utente. Tramite la scheda utente nel catalogo di Ateneo è possibile:
Gli utenti della biblioteca del Polo universitario di Prato possono ricevere gratuitamente libri o copie di documenti provenienti da tutte le altre biblioteche dell'Università di Firenze; viceversa presso le biblioteche dell'Università di Firenze è possibile far arrivare libri o copie di documenti dalla sede di Prato.
Alle biblioteche di Ateneo si possono chiedere articoli in formato elettronico tratti da riviste possedute a stampa.
Alle biblioteche esterne, ma sempre tramite la propria biblioteca di riferimento, si possono richiedere libri, copie di articoli di riviste, copie da capitoli di libri e tutti i documenti che sono ammessi al prestito interbibliotecario: generalmente ne sono escluse le opere antiche e rare, in formato originale, e le opere di consultazione generale.
Il servizio è gratuito se i documenti sono posseduti dalla Biblioteche di Ateneo o se provengono da biblioteche locali, regionali o nazionali con cui sono state stipulate convenzioni o accordi specifici.
In tutti gli altri casi è soggetto a una tariffa a titolo di rimborso forfettario .
Il pagamento può essere effettuato in contanti o tramite versamento su c/c postale: l'importo esatto e il numero del conto saranno comunicati all'arrivo dei documenti dall'ufficio di prestito interbibliotecario della specifica biblioteca.
I docenti hanno la possibilità di detrarre le spese dai fondi di ricerca loro assegnati.
Prima di inoltrare la richiesta è bene assicurarsi, attraverso una ricerca in tutti i cataloghi, compresi quelli cartacei, che il documento ricercato non sia già presente nelle raccolte delle biblioteche dell'Università di Firenze.
Con il servizio di prestito interbibliotecario (ILL) le Biblioteche dell'Università di Firenze mettono a disposizione di altre biblioteche italiane o straniere, che ne facciano richiesta, il loro patrimonio documentario.
Il servizio è regolato dal criterio di reciproca disponibilità ed è vincolato dai limiti previsti dai regolamenti appositi, dalla normativa nazionale vigente e da ragioni di opportunità conservativa. È bene consultare con attenzione nel Catalogo di Ateneo i dati relativi alla circolazione presenti nella collocazione delle opere, prima di inoltrare la richiesta.
Ad eccezione delle biblioteche con cui esistono convenzioni specifiche per la gratuità reciproca del servizio, tutte le altre dovranno corrispondere il rimborso previsto.
I libri vengono spediti attraverso la posta o, quando previsto, con corrieri privati. Le copie possono essere fornite in formato elettronico o spedite attraverso la posta normale o inviate per fax.
Per gli scambi con biblioteche non convenzionate, il servizio può comportare dei costi a titolo di rimborso forfettario. Le modalità di pagamento e le relative specifiche sono fornite dalle singole biblioteche che erogano il servizio.
| invio | da biblioteche in Italia | da biblioteche estere |
|---|---|---|
| posta normale | € 10,50 | € 13,00; € 26,00 British Library |
| posta celere o aerea | € 18,00 |
| invio | da biblioteche in Italia | da biblioteche estere |
|---|---|---|
| posta normale o invio elettronico | € 4,00 fino a 30 pagine, ulteriori pag. + € 2,00 per ogni blocco di 30 pag. | € 10,50 fino a 30 pagine + € 4,00 per ogni blocco di 30 pag. |
| invio | a biblioteche italiane | a biblioteche straniere |
|---|---|---|
| posta normale | € 8,00 | € 16,00 |
| posta celere o aerea | € 20,00 |
| invio | a biblioteche italiane | a biblioteche straniere |
|---|---|---|
| posta normale o invio elettronico | € 4,00 fino a 30 pagine, ulteriori pag. + € 4,00 ogni blocco di 30 pag. | € 12,00 fino a 30 pagine, ulteriori pag. + 4,00 ogni blocco di 30 pag. |